En la primera columna de este año he hecho referencia a la habitual tarea de hacer un balance del año que termina y también de planificar o definir algunas metas o deseos para los próximo 365 días y no precisamente una dieta para adelgazar o iniciar actividades en el gimnasio, sin embargo, en las organizaciones e instituciones sugiero llevar a cabo una tarea que es fundamental para mantener una organización en forma, ágil, flexible, dispuesta a ser más eficiente y eficaz.

Me refiero a la tarea de ordenar, limpiar y tirar o eliminar lo que ya no sirve más, los desechos o basura para que no se generen dudas. Es una herramienta imprescindible para quienes tienen la responsabilidad de liderar, marca la diferencia con las organizaciones lentas o perezosas, tantas veces se habla de la “grasa” organizacional pero no siempre se asume como eliminarla sistemáticamente.

Los seres humanos y también las organizaciones tienden a hacer más cosas de las necesarias y muchas de ellas son inútiles o sin sentido, con el agravante que tendemos a mantenerlas o guardarlas “por las dudas”. Por si alguna vez las precisamos las vamos depositando en la cantidad de actividades, en los archivos de los procesos informáticos, en la rutina diaria, en cajas cerradas, en estanterías que solo van agregando el color gris del polvo que se acumula.

No es imaginable que si nuestro organismo no eliminase lo que no sirve nosotros podríamos vivir saludablemente, la mejor prueba es que si alguno uno de nuestros órganos funcionase mal sufriríamos las consecuencias.

En primer lugar, debemos preguntarnos “de lo que estamos haciendo que deberíamos dejar de hacer”, esta pregunta nos facilitara la decisión de comenzar a eliminar cosas, que debemos prescindir y en cuanto tiempo. Hay situaciones en que se puede realizar rápidamente y otras en las que se requiere períodos largos. En una empresa pequeña se puede ser más veloz, en una organización grande puede llevar más de un año, pero lo importante es empezar.

Se generan dudas: cuáles son los impactos en las personas afectadas, qué soluciones se pueden ofrecer, no son temas menores, pero tampoco deben frenar la decisión. Las consecuencias de no hacerlo son más nocivas y terminan afectando a más colaboradores y en algunos casos a todos los integrantes de la organización.

Otras veces el ego personal de quien tomó la decisión de iniciar algo que resultó y resulta inútil encuentra los justificativos para no asumir el fracaso de la decisión equivocada. En ese caso tampoco se puede ser contemplativo, de ser necesario se lo deberá separar de la organización.

La pregunta “qué debemos dejar de hacer o que no volveríamos a emprender” es una pregunta que debe estar presente en el manual del gestor. Incluso se debería convertir en un hábito o principio de gestión formal. Las nuevas tecnologías afectan no solo a los servicios o soportes de gestión, sino que tienen un tremendo impacto en los productos cuyo nivel de obsolescencia se alcanza cada vez más rápido.

Con frecuencia me he encontrado con stock de productos o materiales obsoletos, contabilizados como parte de los activos de la organización cuando en realidad solo tienen el valor del scrap o desecho y un altísimo costo oculto.

Los archivos de documentación que difícilmente utilicemos nos roban espacio y tiempo, dos elementos sumamente onerosos para cualquier tipo de emprendimiento, como animales de costumbre que somos guardamos por si acaso.

Los archivos se pueden y deben digitalizar, ahorramos espacios y tiempos de búsquedas, así también cuando es necesario almacenar considerar el máximo aprovechamiento de los espacios, las distintas ingenierías en logística que contempla no solo las estanterías sino los equipos de traslado y movimiento de cargas nos permitirán eliminar actividades sin valor agregado.

No es distinto de lo que solemos hacer en nuestros hogares, en ese caso sugiero leer las enseñanzas de Marie Kondo consultora japonesa especialista en temas de desechar, ordenar y limpiar. Recordemos a los fans japoneses en el último mundial de Futbol

En las organizaciones se puede utilizar el método de las 5 S de origen japonés y que la empresa Toyota aplicó con éxito:

Seiri: separar lo innecesario
Seiton: situar los elementos necesarios, ordenar, ubicar donde corresponda, señalizar
Seiso: suprimir la suciedad
Seiketsu: señalizar los defectos, errores o anomalías
Shitsuke: seguir mejorando

NO ES MÁS LIMPIO QUIEN MÁS LIMPIA SINO QUIEN MENOS ENSUCIA

Revisar los procesos de gestión en todos sus eslabones con la pregunta “que valor agrega” puede ser sorprendente. Descubriremos cuantos eslabones no tienen ningún sentido de ser. Los mayores riesgos suelen darse en costosísimos sistemas de procesamiento de información que no responden a las necesidades de la gestión y con frecuencia se reemplazan con las planillas Excel.

Alguna vez un experto en auditorías de gestión me compartió que una de sus observaciones era cuantificar cuantas planillas Excel se elaboraban en los puestos de trabajo, a mayor cantidad mayor lentitud en los procesos y menor calidad o respuesta del sistema de datos utilizado. En ciertos casos los especialistas informáticos olvidan que los sistemas son herramientas de gestión y no un fin en sí mismo.

Con las nuevas tecnologías es necesario evaluar la modalidad del trabajo a distancia o el teletrabajo, determinadas tareas son más eficientes cuando no hay interrupciones frecuentes, cuando el nivel de concentración requerido es clave para el éxito de la actividad.

Del mismo modo repasemos el sentido de las reuniones, la frecuencia, los participantes, los temas a tratar, el seguimiento de los acuerdos, la duración de las mismas, son solo algunos aspectos a tener en cuenta para convocar a una reunión.

Cada año preguntémonos “QUÉ DEBEMOS HACER ADICIONALMENTE” Y “QUÉ ES LO QUE YA NO DEBEMOS SEGUIR HACIENDO”.

Que se transforme en un hábito

Fuente: El Entre Ríos