De los cumplidos quedará la satisfacción de lo realizado; de los otros, las distintas causas o razones del por qué no. A veces serán excusas para cubrir o justificar la ineficiencia y otras serán circunstancias difíciles de imaginar, sobremanera en un país como el nuestro.
En este proceso de análisis deseo recordar e insistir en la necesidad de plantearse de modo sistemático y pragmático qué es lo que debemos dejar de hacer, qué cosas ya no sirven o no agregan valor alguno.
En analogía con los organismos vivos el biólogo Manfred Reitz describía que “los organismos disponen de sistemas que les liberan de los productos residuales: los riñones, el intestino, la piel, entre otros. Cada célula dispone de mecanismos de eliminación de desechos. Es imposible sobrevivir sin una desintoxicación sistemática y continua”.
Esta definición nos permite afirmar que en cualquier tipo de organización la eliminación de lo inútil o de lo viejo se debe convertir en un proceso natural de gestión.
Debemos evitar que la obesidad invada a la organización; la rapidez o la lentitud de respuesta, la eficiencia o la ineficiencia, son síntomas claros de si una organización está en forma o no.
Con raras excepciones las instituciones públicas son un buen ejemplo de este cuadro de enfermedad: la excesiva e inútil burocracia representa genuinamente la obesidad.
La obesidad en las personas trae consecuencias graves para el buen funcionamiento del organismo: hipertensión, diabetes, dificultades de movilidad, de velocidad de respuesta, son solo algunas de ellas.
No es diferente de lo que puede acontecer en las organizaciones e instituciones que no consideren la eliminación de los desechos como parte de un proceso necesario en el éxito o fracaso de estas.
No es para asombrarse, pero tanto las personas como las organizaciones solemos hacer más cosas de las necesarias y además sin sentido o inútiles; peor aún, tenemos una natural tendencia a mantenerlas y a seguir agregando otras bajo el pretexto o convicción de que seremos más eficientes.
Les propongo hacer el ejercicio de preguntarse “¿qué debemos dejar de hacer ya?”, “¿de qué cosas podemos prescindir inmediatamente?”
Con frecuencia cometemos el error de preguntarnos ¿cómo podemos hacer mejor lo que estamos haciendo?, cuando en realidad lo deberíamos dejar de hacer.
Mantenemos procesos y herramientas de trabajo que alguna vez fueron útiles y ello no está mal -en su oportunidad contribuyeron a ser más eficientes-; lo que sí está mal es continuar con las mismas porque alguna vez fueron necesarias.
Vale la pena tomarse una jornada de trabajo para preguntarse junto a los colaboradores qué debemos no hacer más. Es probable que al principio por temor haya cierta pasividad participativa; sin embargo, una vez superada esta instancia, las propuestas sorprenderán a quienes tienen la responsabilidad de dirigir. Lo que se deje de hacer dará más tiempo y espacio para emprender mejoras que alimenten la eficiencia.
Algunas propuestas se podrán realizar de forma inmediata y otras requerirán más tiempo, pero de lo que no hay que dudar o preguntarse es si las debemos eliminar o no; nuevamente, como cuando iniciamos un proceso de bajar de peso, algunas serán de impacto inmediato y otras requerirán un tiempo más prolongado.
Procesos administrativos cuyo fin no podemos explicar, archivos voluminosos que ocupan espacio, acumulan suciedad y generan riesgos evitables, stocks de productos obsoletos con sus consecuentes costos de almacenamiento y activación engañosa, reuniones de trabajo que solo se hacen por costumbre, autorizaciones de firmas que no podemos explicar para qué, son algunos ejemplos.
Los nuevos desarrollos tecnológicos ofrecen respuestas de alta eficiencia como es el caso de los servicios de digitalización y almacenamiento de archivos que liberan espacios y dan rapidez a la búsqueda de documentación.
Las distintas áreas que conforman una organización se han creado para dar una respuesta eficiente a los clientes, no para ser un fin en sí mismo. De nada sirve el mejor sistema contable o las mejores herramientas de gestión de recursos humanos si no responden a las necesidades de los clientes.
En las instituciones sin fines de lucro el concepto es el mismo: si no se prestan los servicios por el cual fue creado habrá que preguntarse cuál es el sentido de su continuidad.
Establecer en la agenda anual el día de la eliminación de desechos les dará muchas sorpresas positivas, les sugiero que lo lleven a cabo, mantener una organización en forma requiere de esta herramienta “¿QUÉ TIRAMOS A LA BASURA?”.
¡¡EVITEMOS LA OBESIDAD ORGANIZACIONAL!!
De más está decir que en la vida privada esta herramienta también es aplicable; las recomendaciones de Marie Kondo les ayudarán a combatir la obesidad del hogar.
Respecto del orden y la limpieza recuerden que:
“No es más limpio quien más limpia sino quien menos ensucia”
